Case: Sphera Summit EMEA 2024 – Perfekte Eventorganisation für ein internationales Publikum
Die Herausforderung:
Sphera Solutions, ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich ESG- und Nachhaltigkeitslösungen, plante für 20 – 23. Oktober 2024 das Sphera Summit EMEA – eine hochkarätige Fachkonferenz mit über 400 Teilnehmern, 32 Sessions und 56 Expertensprechern. Die Veranstaltung sollte im Hilton Frankfurt City Centre stattfinden, gefolgt von einem exklusiven Off-site Event in der Westhafen PierOne.
Die größte Herausforderung bestand darin, ein nahtloses Erlebnis für ein internationales Publikum zu gewährleisten. Dies bedeutete eine präzise Planung über verschiedene Zeitzonen hinweg, die Koordination zahlreicher Speaker, ein anspruchsvolles Budgetmanagement und die logistische Perfektion eines zweigeteilten Events an verschiedenen Locations in Frankfurt.
Die Lösung:
Die Bernstein Eventagentur übernahm die gesamte Planung, Organisation und Durchführung des Events – mit höchster Professionalität und einem klaren Fokus auf Detailgenauigkeit.
- Detaillierte Event-Strategie: Gemeinsam mit dem Sphera-Team entwickelten wir einen maßgeschneiderten Ablauf, der die Dynamik zwischen Fachkonferenz und Networking-Event optimal nutzte.
- Präzises Teilnehmermanagement: Dank unseres erprobten Registrierungs- und Kommunikationssystems lief die Akkreditierung der 400+ Gäste reibungslos.
- Perfekte Speaker- und Session-Koordination: Wir stellten sicher, dass alle 56 Speaker technisch und organisatorisch optimal betreut wurden.
- Budget- und Logistikoptimierung: Wir achteten auf eine effiziente Ressourcennutzung, sodass alle Erwartungen übertroffen wurden – ohne Budgetüberschreitungen.
- Exzellentes Off-site Erlebnis: Die exklusive Abendveranstaltung in der Westhafen PierOne bot den Gästen einen stilvollen Rahmen für Networking und informellen Austausch – mit perfekter Kulinarik, Beleuchtung und einer atmosphärischen Inszenierung.
Das Ergebnis:
Das Sphera Summit EMEA 2024 wurde ein voller Erfolg. Von der ersten Begrüßung bis zur letzten Session verlief alles reibungslos, dank der strukturierten Planung und Umsetzung der Bernstein Eventagentur.
Michèle Lavoie, Sr. Director, Operations, Field Marketing & Events bei Sphera Solutions, lobte besonders die Präzision, Budgettreue und das kundenorientierte Vorgehen der Bernstein Agentur:
„Die Bernstein Eventagentur hat mit ihrem außergewöhnlichen Management das Sphera Summit EMEA zu einem vollen Erfolg gemacht. Mit über 400 Teilnehmern, 32 Sessions und 56 Speakern war ihre Professionalität in jedem Aspekt des Events spürbar. Sie hielten das Budget ein, setzten unsere spezifischen Anforderungen perfekt um und übertrafen unsere Erwartungen. Ihre Innovationskraft und ihr Engagement haben sie als führende Eventagentur etabliert – unsere erste Wahl für zukünftige Veranstaltungen in Frankfurt.“
Fazit:
Durch die Kombination aus strategischer Planung, effizientem Eventmanagement und einem erstklassigen Gästemanagement hat die Bernstein Eventagentur bewiesen, dass sie die ideale Wahl für komplexe internationale Veranstaltungen ist. Das Sphera Summit EMEA 2024 wird als ein Maßstab für exzellent organisierte Fachkonferenzen in Frankfurt in Erinnerung bleiben.
